Política de Conflito de Interesses, Brindes e Hospitalidade

PMA Soluções Industriais Ltda. | CNPJ 54.924.879/0001-97
Código: PMA-GOV-04 | Revisão: 00 | Vigência: a partir de 30/10/2026 | Classificação: Público

Em linguagem simples

• Conflito de interesses é quando um interesse seu (ou de parente) pode pesar numa decisão que você toma pela PMA. Ter um conflito não é falta. Esconder é.
• Todo ano, e sempre que algo mudar, você preenche a Declaração de Conflito de Interesses (PMA-GOV-04A).
• Brinde, refeição, viagem ou convite só podem ser dados ou recebidos se forem de valor baixo, sem contrapartida, registrados e fora de período de cotação ou negociação.
• Dinheiro, PIX, vale-presente ou equivalente: nunca, em nenhum valor.
• Com agente público as regras são mais rígidas: só material institucional de distribuição geral.
• Recebeu algo acima do limite? Avise e entregue conforme a seção 11. Na dúvida, pergunte antes. Para relatar, use pmaautomacao.com/canal-de-integridade.

1. Objetivo

Definir como a PMA Automação identifica, declara e trata conflitos de interesses, e estabelecer regras para oferecer e receber brindes, presentes, refeições, viagens, entretenimento e outras cortesias, de modo que nenhuma decisão de negócio seja influenciada por interesse pessoal ou por vantagem recebida.

Esta política detalha o tema "conflito de interesses" do Código de Conduta e Ética (PMA-GOV-01) e complementa a Política Anticorrupção e Compliance (PMA-GOV-03).

2. Abrangência

Aplica-se a sócios, Administrador, gestores, colaboradores, estagiários e aprendizes da PMA Soluções Industriais Ltda. e, no que couber ao contrato, a representantes comerciais, parceiros, consultores e prestadores que atuam em nome da PMA.

3. Referências

• Lei nº 12.846/2013 (Lei Anticorrupção) e Decreto nº 11.129/2022.
• Decreto-Lei nº 2.848/1940 (Código Penal), art. 333 (corrupção ativa).
• Decreto-Lei nº 5.452/1943 (Consolidação das Leis do Trabalho), no que trata de negociação habitual por conta própria em concorrência com o empregador e de justa causa.
• Lei nº 13.709/2018 (LGPD), quanto aos dados pessoais informados nas declarações.
• PMA-GOV-01 Código de Conduta e Ética; PMA-GOV-02 Regulamento Disciplinar; PMA-GOV-03 Política Anticorrupção e Compliance; PMA-GOV-04A Declaração de Conflito de Interesses; PMA-GOV-10 Política do Canal de Integridade.

4. Definições

• Conflito de interesses: situação em que um interesse pessoal, financeiro, familiar ou de relacionamento do colaborador pode influenciar, ou parecer influenciar, uma decisão ou atividade que ele exerce pela PMA.
• Conflito aparente: situação que não influencia de fato a decisão, mas que um observador razoável poderia entender como influência. Também deve ser declarada.
• Parente: cônjuge, companheiro ou companheira, e parentes até o terceiro grau, por consanguinidade ou afinidade (pais, filhos, irmãos, avós, netos, tios, sobrinhos, sogros, genros, noras, cunhados, enteados e padrastos).
• Brinde: item de divulgação institucional, de pequeno valor, normalmente com a marca da empresa (caneta, agenda, caneca, boné, calendário).
• Presente: qualquer bem ou benefício dado sem contrapartida comercial, que não se enquadre como brinde.
• Hospitalidade: refeição, transporte, hospedagem, ingresso, evento, entretenimento ou viagem oferecidos ou recebidos.
• Agente público: conforme definição da PMA-GOV-03.
• Período de cotação ou negociação: desde o recebimento ou envio de um pedido de cotação, edital ou proposta até a decisão final (pedido de compra, contrato, recusa ou cancelamento), incluindo renegociações, medições, aditivos e processos de homologação de fornecedor em andamento.
• Limite de valor: R$ 100,00 por item ou cortesia, por pessoa e por evento.

5. Conflito de interesses: regra geral

1. O colaborador deve agir no interesse da PMA e evitar situações em que interesses pessoais possam interferir em suas decisões.
2. Todo conflito real, potencial ou aparente deve ser declarado antes de o colaborador participar da decisão ou, se surgir depois, assim que ele tomar conhecimento.
3. Declarado o conflito, o gestor e o Responsável pelo Canal de Integridade definem a medida: por exemplo, afastar o colaborador daquela decisão, transferir a atividade a outra pessoa, exigir aprovação adicional ou encerrar a situação.
4. Declarar não é admitir culpa. A falta está em omitir, em declarar de forma incompleta ou em descumprir a medida definida.
5. É proibido usar informação obtida na PMA, inclusive dados de clientes, preços, projetos e propostas, para benefício próprio ou de terceiros.

6. Situações típicas

As situações abaixo exigem declaração. A lista é exemplificativa.

7. Declaração de conflito de interesses

1. Declaração anual. Todo colaborador preenche a Declaração de Conflito de Interesses (PMA-GOV-04A) na admissão e uma vez por ano, no mês de janeiro. Representantes comerciais e terceiros de risco alto (PMA-GOV-03, seção 7) preenchem a versão para terceiros na contratação e na renovação.
2. Declaração eventual. Sempre que surgir um conflito novo, a declaração deve ser atualizada em até 5 dias úteis, ou antes da decisão em que o conflito pesa, o que ocorrer primeiro.
3. Quem recebe. As declarações são entregues ao RH, que encaminha ao Responsável pelo Canal as que indicarem conflito.
4. Análise. O Responsável pelo Canal, ouvido o gestor, define a medida antes de o colaborador participar de decisão afetada pelo conflito e a comunica por escrito ao colaborador.
5. Sigilo. As declarações são de acesso restrito a quem precisa delas para tratar o conflito e são tratadas conforme a LGPD.
6. Declaração do Administrador. A declaração do Administrador é entregue ao Responsável Substituto ou, até sua designação, à assessoria jurídica externa.

8. Brindes, presentes e hospitalidade: regras gerais

Oferecer ou receber cortesias é aceitável quando faz parte de uma relação comercial normal e transparente. Só é permitido se todas as condições abaixo forem atendidas:

1. não há intenção nem aparência de influenciar decisão, nem de recompensar decisão já tomada;
2. o valor está dentro do limite (seção 4) e é compatível com os costumes do mercado;
3. não é dinheiro nem equivalente (seção 8.1);
4. não ocorre em período de cotação ou negociação com aquela empresa (seção 8.2);
5. não é frequente com a mesma pessoa ou empresa: no máximo 2 cortesias por semestre;
6. é oferecido ou recebido abertamente, no endereço comercial, nunca na residência;
7. é permitido pelas regras da empresa do outro lado; muitos clientes proíbem seus empregados de receber qualquer cortesia, e nesse caso prevalece a regra mais restritiva;
8. é registrado conforme a seção 10.

8.1 Proibições absolutas

Independentemente do valor ou da ocasião, é proibido oferecer ou aceitar:

• dinheiro, PIX, transferência, cheque, vale-presente, cartão pré-pago, crédito em loja, empréstimo ou qualquer equivalente;
• presente, viagem ou hospitalidade para parentes ou acompanhantes da pessoa;
• entretenimento de natureza inadequada ou incompatível com os valores da PMA;
• qualquer cortesia pedida pela outra parte;
• desconto ou serviço pessoal oferecido por fornecedor que não esteja disponível ao público em geral ou a todos os colaboradores.

8.2 Períodos de cotação e negociação

Durante período de cotação ou negociação com uma empresa, é proibido oferecer a ela, ou aceitar dela, brinde, presente ou hospitalidade de qualquer valor. A única exceção é água, café e refeição simples servidos no local, durante reunião de trabalho.

8.3 Refeições de negócios

Refeição de negócios é permitida quando houver assunto de trabalho, valor razoável de até R$ 150,00 por pessoa, presença de um representante de quem paga e registro. Fora de período de cotação ou negociação.

8.4 Viagens e visitas técnicas

1. Viagem de colaborador da PMA paga por fornecedor (por exemplo, visita a fábrica ou treinamento de um fabricante): permitida apenas com finalidade técnica comprovada, aprovação prévia do Administrador e sem lazer ou acompanhantes. Sempre que possível, a PMA paga a própria passagem e hospedagem.
2. Viagem de representante de cliente paga pela PMA (por exemplo, teste de aceitação em fábrica, inspeção ou treinamento de equipamento fornecido): permitida quando prevista na proposta ou no contrato, ou aprovada previamente pelo Administrador, limitada a transporte, hospedagem e refeições razoáveis ligadas à atividade técnica. É proibido incluir lazer, acompanhantes, dias extras ou diárias em dinheiro. Os pagamentos devem ser feitos diretamente aos prestadores (companhia aérea, hotel, restaurante).

8.5 Eventos e entretenimento

Convite para feira técnica, seminário ou evento do setor é permitido, com registro. Convite para entretenimento (show, jogo, evento esportivo) exige aprovação prévia do gestor e do Responsável pelo Canal e deve ter a presença de quem convida.

9. Regras específicas para agentes públicos

1. A agente público, a PMA só pode oferecer material institucional de distribuição geral, sem valor comercial relevante (por exemplo, caneta ou agenda com a marca da PMA), fora de qualquer processo de interesse da PMA em andamento naquele órgão.
2. É proibido oferecer presente, refeição, viagem ou entretenimento a agente público sem aprovação prévia e escrita do Administrador. Mesmo aprovada, a cortesia deve respeitar as regras do órgão a que o agente pertence.
3. Em fiscalização, vistoria, licenciamento, licitação, edital de fomento ou contrato com estatal em andamento, é proibida qualquer cortesia além de água e café.
4. Toda cortesia a agente público é registrada, inclusive a de material institucional.

10. Registro

1. Todo brinde, presente ou hospitalidade oferecido ou recebido, de qualquer valor, exceto brinde institucional da própria PMA distribuído em feira ou evento aberto, deve ser registrado em até 5 dias úteis.
2. O registro informa: data, quem deu, quem recebeu, empresa ou órgão, descrição, valor estimado, motivo e destino dado (quando recebido).
3. Local do registro: formulário de registro de cortesias disponibilizado e guardado pelo RH.
4. A despesa com cortesia oferecida pela PMA deve aparecer no reembolso ou no pagamento com o nome de quem recebeu.

11. O que fazer ao receber algo acima do limite ou fora das regras

1. Recuse com educação, explicando que a política da PMA não permite. Uma frase simples basta: "Agradeço, mas nossas regras não permitem que eu aceite."
2. Se não for possível recusar (entrega pelo correio, presente deixado na recepção, situação em que a recusa ofenderia), aceite, não use e comunique ao Responsável pelo Canal em até 3 dias úteis.
3. Destino. O Responsável pelo Canal define um destes destinos e registra:
   • devolução ao remetente, com carta de agradecimento que explica a política;
   • doação a entidade beneficente, com comunicação ao remetente;
   • sorteio entre os colaboradores ou uso coletivo, quando for item perecível ou de valor baixo.
4. Nenhum colaborador fica com o item, salvo autorização expressa e registrada.
5. Se a oferta parecer tentativa de influenciar decisão, ela deve ser relatada no Canal de Integridade.

12. Responsabilidades

13. Descumprimento e consequências

• Colaboradores: medidas do Regulamento Disciplinar (PMA-GOV-02), conforme a gravidade, de advertência a dispensa por justa causa. A negociação habitual por conta própria em concorrência com a PMA, sem permissão, é hipótese de justa causa prevista na CLT.
• Deixar de declarar conflito de interesses, sem participar de decisão relacionada e sem prejuízo à empresa, é falta média (M19 do PMA-GOV-02). Omitir o conflito e participar da decisão, ou prestar declaração falsa ou incompleta na PMA-GOV-04A, é falta grave (G22).
• Descumprir o limite de valor, a frequência ou o registro de cortesias é falta média (M20). Oferecer ou aceitar dinheiro ou equivalente, pedir cortesia, ou dar ou receber cortesia em período de cotação ou negociação (seções 8.1 e 8.2) é falta grave (G21).
• Oferecer, prometer, dar, pedir ou aceitar vantagem indevida para influenciar ou recompensar decisão é falta gravíssima (GV05). Usar documento falso para obter vantagem é falta gravíssima (GV03 ou GV04).
• Terceiros: medidas previstas no contrato, inclusive rescisão.

14. Canal de Integridade

Dúvidas: gestor ou Responsável pelo Canal de Integridade.

Relatos: pmaautomacao.com/canal-de-integridade, com opção de anonimato e protocolo de acompanhamento. Quem relata de boa-fé é protegido contra retaliação, conforme a Política do Canal de Integridade (PMA-GOV-10).

15. Disposições finais e vigência

1. Casos não previstos são decididos pelo Responsável pelo Canal de Integridade. Casos que envolvam o Administrador são decididos pelo Responsável Substituto.
2. Em conflito com regra de cliente aplicável a contrato específico, prevalece a mais restritiva.
3. Esta política entra em vigor na data de sua aprovação.

Quadro de revisões